Comment Valoriser sa Veille grâce à une Newsletter, auprès de différents services, métiers, interlocuteurs internes & externes

Nous vous avons proposé plusieurs contenus sur ce blog à propos de l’importance de la veille, des bénéfices que les organisations peuvent en tirer, et également sur des astuces d’experts pour l’optimiser. Néanmoins, nous n’avons pas encore traité de la meilleure manière de diffuser sa veille ? La diffusion des résultats d’une veille est une phase clé du cycle de veille, et surtout un indispensable pour garantir le succès de votre projet de veille. Alors, comment valoriser sa veille grâce à une newsletter ?

Pourquoi est-il important de valoriser sa veille ? 

Diffuser et valoriser votre veille auprès de différents métiers, services internes à votre entreprise, ou auprès de contacts externes, constitue l’une des étapes clés de la réussite de votre projet de veille. Pourquoi ?

• cela est essentiel pour la pérennité des actions de surveillance de votre environnement : 

Assurer la visibilité de vos actions de veille permet d’assurer leur pérennité. Une veille non visible, non utile et non utilisée, devient non nécessaire. Il est donc important de votre activité interne de veille soit valorisée, qu’elle soit composée d’experts du métier ou bien au contraire de professionnels d’autres spécialités qui mènent une mission de veille. 

Pour cela, diffuser un livrable est la solution la plus adaptée. 

• cela permet de faire gagner un temps précieux aux destinataires de votre veille

Il est quasi certain que les commanditaires et destinataires de votre veille n’ont pas 8 heures par jour à consacrer à la lecture des résultats de votre veille. Valoriser votre travail en le transmettant sous la forme d’un livrable digeste, épuré et tourné vers l’aide à la décision est donc un moyen parfait pour économiser leur temps; et de les aider à se concentrer sur leurs tâches métier. En outre, une synthèse ou une présentation d’une information par le biais de médias riches (par exemple une newsletter, une infographie…) permettent de mettre en lumière des informations importantes et donc d’augmenter la réactivité de vos destinataires de veille. 

• valoriser sa veille aide à capitaliser sur les informations collectées

Sans valorisation, l’information issue de votre veille risque de se perdre, de devenir périssable. La centraliser, la mettre en valeur et la partager à vos interlocuteurs cibles la rend utile, utilisable, utilisée et ré-utilisable. Vous pourrez en effet capitaliser sur les informations collectées tout au long de votre effort de veille, et ainsi avoir un suivi plus précis et pertinent au fil du temps de votre sujet de veille. 

• une veille non consultée est inutile

Collecter, amonceler des données et informations sans les exploiter, sans les rendre “actionnables” par les principaux concernés (la direction de l’entreprise, vos collègues, vos lecteurs externes…) va contribuer à réduire la visibilité de votre veille. Celle-ci devient alors inutile.

Pour éviter cet écueil, gardez en mémoire que valoriser sa veille passe aussi par vérifier son adéquation avec les différents projets et les différentes phases de développement de votre entreprise. Nous vous avons récemment proposé une ressource à ce sujet : Comment nourrir votre processus d’Innovation avec la Veille Stratégique ?

Rapide tour des différents livrables de veille

Il existe de nombreux livrables de veille. Nous traitons principalement dans ce billet du cas de la newsletter de veille. Néanmoins, je vous propose d’abord de faire un tour des différents livrables de veille, et d’en détailler les bénéfices possibles pour votre entreprise : 

Le tableau de bord

Un tableau de bord permet de présenter, et de visualiser en un seul coup d’oeil, toutes les données collectées lors d’une veille. Son organisation est directement liée à votre sujet, aux choix exprimés par vos destinataires ou en fonction de la pertinence de chaque information présentée.

Créer un tableau de bord de veille nécessite de définir, en amont, vos indicateurs clés (KPI). 

Toutefois le tableau de bord ne se plie pas à toutes les veilles. Il peut être utile dans le cas de besoins de quantification d’informations ou de présentation de données chiffrées, principalement. Attention à ne pas vous perdre dans des graphiques ou des présentations chronophages et à peu de valeur ajoutée. Par exemple, les nuages de mots-clés ont un effet “wahou” qui disparaît très vite quand on réalise une consultation quotidienne de l’information à visée opérationnelle. 

En résumé : un tableau de bord de veille permet de visualiser, ce qui ne s’applique donc pas à des articles, des dossiers, etc.

Les rapports & bulletins de veille

Un rapport ou un bulletin de veille est un livrable parfait pour transmettre une information ciblée, contextualisée, et enrichie d’une analyse qui lui donne du sens. 

Néanmoins, ce type de livrable a 3 handicaps : 

• il se concentre sur un sujet en particulier, contrairement à une newsletter qui peut couvrir de nombreux sujets de veille. 
• il s’agit d’un outil qualitatif et donc, il est très long à créer. Cela le rend beaucoup moins maniable pour une production quotidienne. Il est donc à réserver à des phases importantes de votre activité, comme par exemple la création d’une étude de marché. 
• enfin, la présentation spécifique utilisée pour un rapport de veille en fait un document qui se focalise sur les informations recueillies entre une période précédente donnée et aujourd’hui. Ce n’est donc pas, à proprement parler, un outil de veille, mais plutôt de compilation de l’information. 

En résumé : le rapport de veille est à utiliser dans le cas où il est nécessaire de creuser un sujet au maximum, pour accompagner une phase d’étude de marché par exemple.

Les synthèses & fiches 

La synthèse ou la fiche est très souvent une composante d’un rapport de veille ou d’une étude de marché. Elle est d’ailleurs très utilisée pour la création de fiches concurrents. 

Selon l’éditeur Digimind, dans 73% des cas, un projet de veille est mené à des fins concurrentielles. Il est donc plutôt logique que les résultats de cette veille soient présentés sous forme de synthèse ou de fiche concurrent. La fiche concurrent permettra de présenter les données clés pour voir rapidement les informations les plus importantes pour les commanditaires de votre veille.

Les alertes 

L’alerte de veille est très utile pour un suivi en temps réel d’un sujet important pour votre entreprise. Elle se présente sous la forme d’une courte information, transmise par email, et agrémentée d’un lien vers la ressource initiale, ainsi que souvent d’un résumé de quelques mots. 

Toutefois, ce type de livrable présente deux inconvénients importants : 

• l’alerte ne permet pas de remettre en contexte l’information délivrée. Elle est transmise en temps réel, et sans lien avec des informations ou des connaissances préalables.
• par sa nature elle est chronophage (il faut consulter la ressource initiale, la lire, en extraire l’information que l’on souhaite car il n’y a pas eu de traitement humain au préalable) et elle est également encombrante (on reçoit parfois des vingtaines d’alertes par jour, selon le sujet choisi). L’impression d’infobésité devient très présent !

En résumé : l’alerte de veille est un livrable à considérer pour des sujets qui ne sortent pas très souvent dans les résultats (peu de volume) ou au contraire, pour des sujets avec beaucoup de résultats mais sur des périodes très courtes… donc pour des sujets très importants à un moment M.

La newsletter, pour valoriser sa veille

Opter pour une newsletter dans le cadre d’un projet de veille est un choix pertinent, pour plusieurs raisons : 

• il s’agit d’un moyen efficace pour envoyer de manière régulière des informations à vos destinataires, et ainsi de créer un véritable rendez-vous,
• la newsletter est un livrable très souple, qui peut se permettre quelques fantaisies (couleurs, logo, insertion de médias comme des vidéos, des graphiques, etc.),
• la souplesse de la newsletter réside également dans les possibilités de personnalisation : en fonction des interlocuteurs, vous pouvez envisager d’envoyer des informations différentes. Vous pouvez aussi envisager des formats différents : résumé d’information, informations complètes, etc.
• enfin, vous pouvez enrichir la newsletter en intégrant vos commentaires, en ajoutant des liens vers des ressources repérées précédemment, en qualifiant vos informations (ajout de lien vers un site web, ajout de numéro de téléphone, etc.)

En résumé : la newsletter est le livrable idéal de la veille, puisqu’il s’adapte à l’aspect itératif de votre projet de veille ainsi qu’aux besoins particuliers de votre entreprise et de chaque destinataire des résultats de votre veille.

En quoi la newsletter est l’outil incontournable pour valoriser sa veille ? 

Outil incontournable de diffusion de votre veille, la newsletter peut être utilisée autant en communication interne qu’externe. Voici quelques exemples d’objectifs que vous pouvez atteindre grâce à une newsletter : 

• le partage régulier des résultats d’une veille concurrentielle (veille concurrentielle – communication interne)
• la diffusion des informations issues de votre veille marché (veille marché, veille sectorielle – communication interne)
• le suivi de votre entreprise dans les médias (veille image, veille e-réputation – communication interne)
• promouvoir les contenus diffusés par votre entreprise et favoriser l’employee advocacy sur les réseaux sociaux (communication externe)
• mettre en avant l’actualité de vos clients et partenaires les plus proches (veille fournisseurs, veille clients – communication externe)
• etc.

En résumé : 

En interne, la newsletter sera un bel outil de partage des informations clés pour le travail & la prise de décision des différents services mais aussi pour la fidélisation de vos salariés. En externe, votre newsletter pourra être utilisée comme un levier pour générer du business, grâce à sa contribution à votre visibilité et de maintien du lien avec vos prospects et clients, notamment.

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Adeline LORY