Comment choisir votre prestataire de veille ? => notre modèle de cahier des charges

Comment choisir votre prestataire de veille ? => notre modèle de cahier des charges

Dans le privé comme dans le public, un cahier des charges est un document essentiel pour communiquer vos besoins, tant fonctionnels que techniques, à vos prestataires et fournisseurs.

En ce qui concerne plus particulièrement les prestations de veille, le cahier des charges vise à décrire les besoins et attentes de votre entreprise, les contraintes liées à votre environnement (organisation, informatique…), mais également à limiter les écarts entre la prestation choisie et vos besoins.

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de cahier des charges pour vos projets de veille

Professionnaliser sa veille, c’est important… pourquoi ?

Pourquoi faire de la veille est important pour les responsables marketing / dirigeants / directeurs commerciaux ? Quels sont les bénéfices attendus d’une veille ?  L’avis de Marina Bellot, experte de la veille chez Scope :

Dans le cadre professionnel, commerciaux, marketeurs, managers, dirigeants font parfois de la veille sans le savoir. Lire tous les jours Les Echos, ou une newsletter professionnelle dédiée à son secteur, puis transférer ou signaler les articles les plus pertinents à des collaborateurs ou collègues : c’est un début de veille !

Faire une recherche Google sur un client pour préparer un rendez-vous ou mettre en place une alerte sur un prospect ou un concurrent, c’est aussi faire de la veille.

Cependant selon moi, la veille n’est puissante ou utile que si elle est proactive et permet d’anticiper les risques et opportunités, plutôt que de réagir au coup par coup.

C’est pourquoi la base est de bien identifier ses besoins ainsi que la finalité d’utilisation des informations qui seront trouvées.

Nos clients nous demandent le plus souvent des veilles marché, concurrentielle et client.

Les thématiques peuvent aller de sujets nomination à la mise sur le marché d’innovation en passant par des données macroéconomiques sur leurs secteurs cibles ou les projets d’implantation, d’investissement ou encore de croissance externe.

Qui est Scope ? Comment Scope se démarque ?

L’atout principal de Scope c’est l’hyper pertinence personnalisée. C’est une veille sur mesure pour chaque métier ou collaborateur de l’entreprise.

Nous nous appuyons sur les outils et sources que nous augmentons avec notre sens de l’information et notre connaissance du métier de la veille.

Scope ‘Veille Augmentée’ est multi-outils, multi-bases de données. Nous utilisons des agrégateurs de presse, surveillons la presse française et internationale, disposons de nombreux abonnements, exploitons des crawlers web et également plusieurs autres outils de veille. L’outil principal et les ressources sont sélectionnés selon les besoins de chaque client, et peuvent évoluer au fil du temps.

En quoi un cahier des charges pourra être utile pour échanger avec les experts Scope ?

Un cahier des charges est un socle de travail, visant à :

  • formaliser les attentes et les besoins du commanditaire ;
  • cadrer et clarifier un projet ou une mission : pour ainsi détailler le contexte du projet, quelles sont les contraintes techniques, les livrables attendus, les destinataires, etc. ;
  • servir de support organisationnel ou de travail : pour faire la liste des besoins liés au projet ainsi que les destinataires, etc. ;
  • permettre l’échange et la discussion entre une entreprise et ses partenaires économiques : pour qu’ainsi chaque intervenant ait accès aux mêmes informations, et que les missions soient distribuées à chacun ;
  • aider à impliquer plusieurs personnes dans un projet commun

Grâce à ce document structurant, vous pourrez communiquer au mieux avec votre expert de la veille Scope.

Ce dernier constitue en effet le lien humain et expert entre votre besoin en veille et les outils permettant de répondre à ce besoin. Il saura tirer le meilleur parti des outils et logiciels à sa disposition, pour vous livrer une information de haute qualité, pertinente et parfaitement adaptée à vos enjeux du moment.

Quelles questions à se poser avant de réaliser un cahier des charges ?

Un dispositif de veille se construit comme tout autre projet structurant d’entreprise : vous aurez là aussi à vous interroger sur l’analyse de l’existant, sur les objectifs poursuivis, sur les moyens dont vous aurez besoin pour les atteindre, sur le temps et le budget dont vous disposez, mais également sur les conséquences positives à attendre de ce projet.

Voici une sélection de questions que vous pouvez poser à l’ensemble des collaborateurs et décideurs concernés par le futur dispositif de veille :

A propos des objectifs :

  • quels sont les objectifs de l’entreprise ?
  • parmi ces objectifs, lesquels pourraient être atteints en s’appuyant sur la veille ?
  • comment priorisez-vous la veille par rapport à l’ensemble des projets en cours de l’entreprise ?

A propos de l’analyse de l’existant et du plan d’action :

  • comment avez-vous réalisé vos projets de veille l’année précédente ?
  • quels projets ont été couronnés de succès ? et lesquels ne l’ont pas été ?
  • que souhaiteriez-vous changer à votre approche cette année ?
  • êtes-vous disposé à explorer d’autres types d’approches pour l’atteinte de vos objectifs de veille ?
  • disposez-vous des ressources nécessaires pour la mise en place de votre plan d’action pour la veille ?
  • disposez-vous d’un outil en interne pour atteindre votre objectif ?
  • quels sont les obstacles qui pourraient vous empêcher de faire face à vos défis en ce qui concerne la veille ?

A propos du temps et du budget :

  • quelles échéances vous fixez-vous pour obtenir les résultats espérés ?
  • à partir de quand souhaitez-vous mettre en place votre plan d’action ?
  • devrez-vous solliciter un accompagnement d’expert pour mener à bien votre plan d’action ?
  • avez-vous déjà un budget alloué à la veille ?
  • combien vos abonnements à des revues et bases de données professionnelles vous coûtent-ils aujourd’hui ?
  • quel est le montant investit actuellement dans des outils et logiciels de veille ?
  • y a-t-il d’autres postes de dépenses pris en compte dans vos démarches de veille existantes ?

A propos des conséquences positives attendues :

  • une fois l’objectif atteint, quelles sont les prochaines grandes étapes pour votre entreprise ?

De quoi se compose un cahier des charges ?

1/ Présentation du commanditaire

Cette première rubrique permet d’établir le contexte dans lequel doit s’inscrire le futur dispositif de veille. C’est ici que vous décrivez l’entreprise commanditaire, son secteur d’activité, ses missions et son histoire. Il est ensuite important de détailler les enjeux et les objectifs à atteindre pour les années à venir. Et enfin, d’expliquer l’organisation interne ainsi que la manière dont la veille est actuellement réalisée, pour qui et pour quoi.

Pour résumer, dans la rubrique “Commanditaire”,
précisez :

  • qui est le commanditaire
  • quelles sont ses missions
  • quels objectifs il poursuit
  • son organisation interne
  • son activité actuelle de veille

2/ Description de la prestation attendue

Cette rubrique se composera quasi systématiquement d’un cahier des charges fonctionnel et très souvent d’un cahier des charges techniques.

  • les spécifications fonctionnelles permettent d’exprimer les besoins auxquels le dispositif de veille devra répondre, à quels usages il correspondra
  • le cahier des charges techniques se concentrera, pour sa part, sur les éventuelles contraintes liées à l’environnement informatique (fonctionnalités, paramétrage, filtres, sauvegarde, restauration…)
– Le cahier des charges fonctionnel : les services rendus par la solution

Grâce à nos fiches pratiques, vous avez maintenant une idée plus claire de ce que vous souhaitez mettre en oeuvre pour votre dispositif de veille. La rubrique des spécifications fonctionnelles vise à formaliser, à l’attention de vos candidats-fournisseurs, le détail de la prestation attendue.

Pour le réaliser, vous devez en premier lieu identifier les besoins des utilisateurs, par le biais d’échanges : entretien, réunion, brainstorming, questionnaire, observation dans le milieu de travail…

Faites de même avec les destinataires de vos livrables de veille : lecteurs, décideurs, analystes… dans tous les métiers concernés au sein de votre entreprise.

  • Imaginez ensemble quel sera le dispositif de veille idéal pour votre entreprise à moyen ou long terme ?
  • Qui sera intégré dans le dispositif de veille ? Qui sera destinataire des livrables ?
  • Quelles seront les thématiques couvertes par ce dispositif ? Quels axes de surveillance visez-vous ?
  • Comment et quand les résultats de la veille seront livrés ?
  • A quoi serviront les résultats de la veille ?
  • Dans quelles conditions vos équipes mutualiseront leurs activités de veille ou d’analyse des résultats ?

Pour résumer, dans la rubrique “Cahier des charges fonctionnel”,
précisez :

  • les besoins des utilisateurs et destinataires de votre dispositif de veille

  • quel serait le dispositif idéal pour votre entreprise

  • les thématiques couvertes par la veille

  • l’utilisation prévue des résultats et livrables de la veille

– Le cahier des charges technique : les contraintes liées à votre environnement

La rubrique des spécifications techniques représente les souhaits liés à l’environnement informatique, technique, du dispositif de veille ; ainsi que les éventuelles contraintes. Vous pouvez ainsi évoquer quels types de sources et de documents seront intégrés dans la solution. Les langues et zones géographiques couvertes par le dispositif de veille. En ce qui concerne la solution mise à disposition des utilisateurs et administrateurs, quelle sera sa configuration idéale ? Enfin, il sera également bienvenu de préciser le retour sur investissement attendu.

Pour finir, évaluez les contraintes techniques : quelle devra être la disponibilité de la solution retenue, ses conditions de maintenance et de mise à jour ? Sera-t-il nécessaire de la coupler avec d’autres outils ou logiciels ?

Pour résumer, dans la rubrique “Cahier des charges technique”,
précisez :

  • les types de sources et documents, les langues et zones géographiques

  • les accès pour les utilisateurs et destinataires

  • l’ergonomie et les fonctionnalités

  • le retour sur investissement attendu

3/ Modalités

Les modalités de sélection du prestataire :

Indiquez quels seront les critères de sélection du prestataire :

  • expérience dans les domaines couverts par le cahier des charges
  • stabilité (histoire, finances…)
  • qualité des services proposés
  • service après-vente
  • coût de la prestation

Les modalités de la prestation :

Annoncez les aspects de la prestation attendue :

  • date de début de prestation
  • durée de prestation
  • référent interne
  • modalités de facturation

4/ Coordonnées du commanditaire

Enoncez à qui doivent parvenir les propositions :

  • nom
  • téléphone
  • email
  • date limite

Pour aller plus loin…
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Je suis responsable du marketing digital & événementiel chez Scope. J’ai une expérience de plus de 10 ans dans le domaine de la veille stratégique. J’enseigne parallèlement la veille à l’IUT et l’Université de Bourgogne.

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