Externaliser sa veille pour gagner du temps

“Le temps ? Il faudrait des journées de 52h et des semaines de 82 jours pour pouvoir réellement tout assimiler …”, Delphine Chevillot, Responsable Marketing & Communication chez ATB AUTO. Dans cet article, nous allons voir l’importance d’externaliser sa veille pour gagner du temps.

Dans une société toujours en mouvement et face à une démultiplication des données, il est difficile de trouver le temps pour rester informé sur son environnement économique. La veille, processus continu et itératif, demande un engagement quotidien… souvent perçu comme chronophage. 

Pourquoi il faut externaliser sa veille pour gagner du temps ?

Organiser sa veille est une tâche ardue. Garder un temps suffisant chaque jour ou chaque semaine pour dépouiller les résultats est souvent impossible quand on n’est pas un professionnel de la veille.

Cependant, ne pas accorder de temps à l’étude de son environnement est un risque très important. La veille permet de rester informé sur les :

• innovations de votre marché,
• le développement des concurrents,
• la demande client

et de nombreuses autres informations auxquelles vous n’auriez pas accès si vous n’y accordez pas assez de temps. Vous pouvez alors rater des opportunités de développement de votre entreprise et risquer de vous faire ravir des marchés par des concurrents, plus au fait de l’actualité.

Les directions d’entreprises font le choix d’externaliser la veille pour gagner du temps

Les responsables marketing doivent relever plusieurs challenges pour se doter d’une veille pertinente et efficace :

• le défi des outils :

L’obtention d’un produit performant, répondant aux attentes et besoins du service : une solution souple, rapide complète qui s’intègre parfaitement dans le panel des autres outils d’informations en sa possession, d’autres bases de données et sources. Permettant de réaliser un gain de temps dans le tri et l’étude de l’information.

• le défi du temps :

La veille est un métier à part entière: construire ses requêtes, choisir ses sources, consulter quotidiennement les multiples articles qui semblent répondre à nos critères, les résumer, les stocker puis enfin les diffuser, le tout dans des délais assez courts pour fournir des informations fraîches.

Sauf à être chargé de veille, il est très probable que la veille ne soit qu’une composante des nombreuses tâches réalisées dans le cadre de votre activité professionnelle. Il vous est peut-être difficile de consacrer autant de temps que nécessaire à la recherche d’informations pertinentes.

En organisant la veille, vous améliorerez votre efficacité et surtout en productivité. Vous pourrez libérer du temps pour vous occuper de vos missions. Vous serez également à même de partager cette méthode avec vos collègues et collaborateurs, pour les aider à progresser et organiser une veille collaborative qui bénéficiera à tous.

Nos conseils pour professionnaliser votre veille 

Pour votre veille stratégique, vous combinez des outils gratuits en ligne avec des abonnements à quelques revues métiers / secteur.

L’information que vous trouvez par ce biais vous semble-t-elle pertinente ? Utilisable rapidement dans le cadre de votre travail ? Que vous apporte-t-elle dans votre réflexion sur le long terme ? Et surtout : est-ce que les résultats ainsi obtenus sont suffisants pour votre quotidien professionnel ?

Voici quelques conseils pour réaliser une veille professionnelle à votre niveau et gagner du temps : 

Il existe de petites astuces simples, rapides et pratiques à mettre en oeuvre pour organiser au mieux votre veille.

Réalisez une “mindmap” de vos thématiques de veille

Conseil d’expert Scope® ⇒ si vous faites appel à un prestataire de veille, ou devez déléguer vos tâches à un collègue ou un stagiaire, cette mindmap sera un support de travail précieux !

Pensez aux synonymes

Conseil d’expert Scope® ⇒ les synonymes sont très utiles en veille. Le top consiste à développer le champ lexical de chacune de vos thématiques de veille, et de réfléchir au champ sémantique si nécessaire.

Explorez les ressources des experts du secteur recherché

Conseil d’expert Scope® ⇒ avant de débuter un travail de veille, entrez dans la posture “fainéant” et regardez ce qui a déjà été fait sur le sujet. C’est un très bon point de départ pour explorer d’autres sources d’information !

Mutualisez votre veille

Conseil d’expert Scope® ⇒  Partagez votre “mindmap” à vos collègues et demandez-leur de faire de même. En vous organisant à plusieurs, vous couvrirez un plus grand périmètre de veille.

Limitez le nombre d’outils

Conseil d’expert Scope® ⇒ Limitez-vous à un outil principal, et un ou maximum deux complémentaires pour certaines thématiques essentielles.

Vérifiez les fonctionnalités proposées par votre outil de veille

Conseil d’expert Scope® ⇒ pour valider votre choix en toute sérénité, constituez la liste de vos critères importants et soumettez plusieurs outils de veille à la comparaison.

Appuyez-vous sur les flux RSS

Conseil d’expert Scope® ⇒ munissez-vous d’un agrégateur de flux RSS (ex : Feedly, Netvibes…) pour pouvoir lire ce format et bénéficier d’autres fonctionnalités très utiles.

Créez une arborescence pour votre base de veille

Conseil d’expert Scope® ⇒ un conseil à appliquer pendant la constitution de votre base de veille, sinon il faut tout reprendre par la suite.

Externalisez votre veille et gagnez du temps 

Il est tentant de choisir un logiciel de veille toutes options en espérant qu’il réalisera le travail souhaité à la perfection. Malheureusement, le logiciel capable de réaliser cela n’existe pas et n’existera sans doute jamais !

Faire appel à un expert représente un gain de temps considérable à toutes les étapes de votre projet d’externaliser la veille. Il vous aidera à construire plus vite votre plan de veille, à collecter plus rapidement vos sources ou à organiser votre surveillance de mots-clés, à choisir efficacement les informations les plus pertinentes, et à dépouiller de manière systématisée les différentes ressources veillées.

 Afin de participer au maintien de notre niveau d’expertise, il semblait pertinent d’externaliser une partie de la veille (marché, concurrentielle et image) pour pouvoir proposer de manière régulière, et à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, une synthèse de l’actualité et un gain de temps précieux.

Ce travail en amont permet de répondre au  besoin en information des responsables marketing. L’information les aidera à :

• prendre des décisions, et conforter leurs choix
• construire leurs offres
• mieux cibler les clients & prospects
• suivre les tendances du marché, détecter les signaux forts et faibles
• réagir aux actions des concurrents
• prévenir l’impact de concurrents émergents
• garder leurs connaissances métier à jour
• détecter de nouveaux canaux de distribution, ou de nouvelles opportunités commerciales
• etc.

Les solutions pour externaliser la veille Concurrentielle

Digimind, Netvibes… sont des logiciels de veille, dont vous pouvez orienter l’utilisation vers la veille concurrentielle. Scope Veille Augmentée est une solution de veille personnalisés à façon, réalisé par un expert de la veille à votre disposition.