Organiser sa veille, une action stratégique !
Pour votre veille stratégique, vous combinez des outils gratuits en ligne avec des abonnements à quelques revues métiers / secteur ?
L’information que vous trouvez par ce biais vous semble-t-elle pertinente ?
Est-elle utilisable rapidement dans le cadre de votre travail ?
Que vous apporte-t-elle dans votre réflexion sur le long terme ?

Et surtout : est-ce que les résultats ainsi obtenus sont suffisants pour votre quotidien professionnel ?

Si votre réponse à cette dernière question est “non”, ou “m’ouais”, ou pire encore “euh, m’ouais ? enfiiin…”, je vous invite à lire les conseils ci-dessous qui vous serviront à organiser et professionnaliser votre veille !

Pourquoi est-il nécessaire d’organiser et professionnaliser votre veille ?

Sauf à être chargé de veille, il est très probable que la veille ne soit que l’une des nombreuses tâches réalisées dans le cadre de votre activité professionnelle. Il vous est peut-être difficile de consacrer autant de temps que nécessaire à la recherche d’informations pertinentes.

Dans cette configuration, vous préférez aller à l’essentiel en surveillant uniquement les sources d’informations les plus utiles et pertinentes pour votre activité. Toutefois, cette solution présente des désavantages : résultats non exhaustifs, sources peu variées, répétition des informations au fil du temps (pas de “nouveautés”, pas de sérendipité), thématique traitée partiellement…

En organisant et professionnalisant votre veille, vous gagnerez en efficacité et surtout en efficience. Vous pourrez libérer du temps pour vous occuper de vos missions régulières. Vous serez également à même de partager cette méthode avec vos collègues et collaborateurs, pour les aider à progresser et organiser une veille collaborative qui bénéficiera à tous.

Une méthode simple, mais pratique, pour ORGANISER votre veille

Il existe de petites astuces simples, rapides et pratiques à mettre en oeuvre pour organiser au mieux votre veille. Voici les étapes à suivre, et je compte sur vous pour partager vos idées complémentaires dans les commentaires !

  1. Réalisez une “mindmap” de vos thématiques de veille

    Même si vous avez déjà mis en place une veille et qu’elle vous semble donner de bons résultats, prenez à l’occasion deux heures pour créer votre “mindmap” de veille. Réalisée sur un outil gratuit (ex : Mindmeister), cette carte mentale présentera les différentes branches de votre stratégie de veille :
    – branche #1 : prenez soin de décrire le pourquoi de votre veille. A quels enjeux, objectifs, répond-elle ? Que vous apporte-t-elle ? Que vous permet-elle de réaliser ? Cette branche sera votre boussole, pour maintenir votre motivation au fil du temps.
     – les autres branches présenteront vos thématiques de veille : le sujet, les axes, les acteurs, les mots-clés, les expressions, les synonymes, les requêtes… qui y sont associés.
     – une branche à part servira à délimiter le sujet : c’est à dire les sujets ou informations que vous ne souhaitez pas voir apparaître dans vos résultats de recherche (ex : vous vous intéressez à l’automobile, mais ne souhaitez pas voir les résultats sur les véhicules électriques).
     – vous pouvez également ajouter une branche concernant les sources les plus pertinentes à vos yeux pour ces thématiques, ou même clipper des ressources

    Conseil d’expert Scope® ⇒ si vous faites appel à un prestataire de veille, ou devez déléguer vos tâches à un collègue ou un stagiaire, cette mindmap sera un support de travail précieux !

  2. Organiser sa veille grâce aux synonymes

    Internet n’est malheureusement pas une immense base de données, parfaitement organisée par mots-clés présentés sous forme de thésaurus. Mais vous le saviez déjà !
    Les ressources en ligne peuvent donc parler de votre thématique de prédilection, mais sans citer votre mot-clé phare. Il est important de prévoir des synonymes, des expressions, des mots affublés de coquilles (‘autombile’ au lieu de ‘automobile’)… pour vous assurer d’obtenir le maximum de résultats.

    Conseil d’expert Scope® ⇒ les synonymes sont très utiles en veille. Le top consiste à développer le champ lexical de chacune de vos thématiques de veille, et de réfléchir au champ sémantique si nécessaire.

  3. Plantez un poil dans une main et mettez de la sérendipité dans l’autre

    Non, non, je n’ai pas perdu la tête ! Un bon veilleur a toujours un ‘poil dans la main’. Il part de l’idée que d’autres ont certainement déjà réalisé une partie du travail de compilation de sources avant lui. Avant toute chose, il se met donc à la recherche de ressources sur le sujet : celles collectées par les acteurs du domaine, les experts du sujet, les annuaires dédiés à la thématique, éventuellement les forums ou groupes de discussion parlant de ce sujet, etc.
    Une fois ce premier “défrichage” du sujet réalisé, explorez les ressources ainsi trouvées et cliquez sur les liens, les profils des auteurs, les mots-clés qu’elles présentent. Laissez-vous porter par ce semi-hasard qui vous permettra certainement de dénicher une information ou une ressource à laquelle vous n’aviez pas pensé ! (c’est la magie de la sérendipité).

    Conseil d’expert Scope® ⇒ avant de débuter un travail de veille, entrez dans la posture “fainéant” et regardez ce qui a déjà été fait sur le sujet. C’est un très bon point de départ pour explorer d’autres sources d’information !

  4. Mutualisez votre veille

    Saviez-vous que votre collègue Bernard dépouille chaque semaine la même newsletter métier que vous ? Imaginiez-vous que dans le service juridique, Jeanne a accès à une base de données spécialisée qui pourrait aussi vous être utile ?
    La problématique principale en entreprise est que les veilleurs occasionnels ne pensent pas à vérifier si d’autres ne font pas déjà les mêmes actions de veille. Au final, vous êtes peut-être une demi-douzaine de collaborateurs à lire la même newsletter sans forcément penser à partager les articles intéressants autour de vous. Et cela représente une perte de temps importante…

    Conseil d’expert Scope® ⇒ retour au point 1 ! Partagez votre “mindmap” à vos collègues et demandez-leur de faire de même. En vous organisant à plusieurs, vous couvrirez un plus grand périmètre de veille.

  5. Veille radar, veille cible ? Gardez la différence en tête

    Selon votre thématique de veille, il vous faudra choisir entre ces deux méthodes de veille, ou bien réussir à les combiner.
    La     veille radar* vous permet de mettre sous surveillance tous vos mots-clés de prédilection, sans limitation de sources d’information. Vous pouvez ainsi détecter l’ensemble des sites web, documents, profils… qui traitent de ce sujet.
    La     veille cible* consiste à repérer en amont une liste de sources pertinentes et fiables et de surveiller leurs futures publications.
    * source : OutilsFroids.net

    Conseil d’expert Scope® ⇒ le niveau de difficulté rencontré lors de la création d’une veille vient plus souvent de la veille radar, ou de la combinaison des deux types de veille. Rien ne vous empêche de faire appel à un expert pour vous aider dans cette phase délicate.

  6. Limitez le nombre d’outils

    Face à une offre variée, tant gratuite que soumise à abonnement, il est tentant de multiplier les outils pour bénéficier du maximum de fonctionnalités (filtres, moteurs de recherche, export de données).
    Mais… Les notifications vont s’accumuler. Les outils gratuits font souvent évoluer leur offre pour supprimer certaines fonctionnalités gratuites auparavant. Vous devrez vous connecter à plusieurs outils et ouvrir plusieurs livrables différents (alertes mail, portail en ligne, notifications de navigateur, newsletter…) pour obtenir vos résultats de veille.

    Conseil d’expert Scope® ⇒ Limitez-vous à un outil principal, et un ou maximum deux complémentaires pour certaines thématiques essentielles.

  7. Renseignez-vous sur les opérateurs booléens et les requêtes acceptées par vos outils

    Certains outils acceptent des requêtes complexes et l’ensemble des opérateurs booléens, tandis que d’autres ne vous donnent pas accès à un système de recherche avancée. Choisissez celui qui convient le mieux à vos besoins.

    Conseil d’expert Scope® ⇒ Dans le cas d’une veille radar, avoir des possibilités de requêtes poussées peut constituer un avantage indéniable, notamment pour réduire le bruit dans les résultats.

  8. Vérifiez les fonctionnalités proposées par votre outil de veille

    Si vous devez combiner plusieurs outils à votre plateforme de veille pour réussir à bénéficier d’un moteur de recherche, d’options de filtrage, d’un système d’alerte ou de fonctionnalités de création de dossiers et sous-dossiers…, alors votre choix n’est pas adapté.

    Conseil d’expert Scope® ⇒ pour valider votre choix en toute sérénité, constituez la liste de vos critères importants et soumettez plusieurs outils de veille à la comparaison.

  9. Appuyez-vous sur les flux RSS pour organiser sa veille

    C’est l’un des meilleurs formats existants pour réaliser une veille efficiente. Comme ils tendent à devenir de moins en moins visibles, les trouver est plus compliqué… mais vos efforts seront récompensés ! Idéal pour une veille cible, le flux RSS va vous faire gagner un temps précieux car il présentera la ressource en format simplifié, résumé et normalisé. En général, les flux RSS présentent le titre de la ressource, la date de publication ou mise à jour, un résumé et un lien (ils peuvent être agrémentés du nom de l’auteur, de la catégorie dans laquelle ils sont classés, etc.).

    Conseil d’expert Scope® ⇒ munissez-vous d’un agrégateur de flux RSS (ex : Feedly, Netvibes…) pour pouvoir lire ce format et bénéficier d’autres fonctionnalités très utiles.

  10. Créez une arborescence pour votre base de veille

    Vous pouvez organiser votre base de veille sous forme de “tiroirs” ou d’arborescence. Notre équipe de chargés de veille utilise plusieurs méthodologies, combinables entre elles, comme par exemple :
    – classer les sources par fréquence de publication : nul besoin de lancer la vérification de vos sources si elles se mettre à jour chaque mois.
    – classer les sources par thématique ou par zone géographique.
     – trier les sources par type : pour éviter de mélanger les sites web d’actualité avec les blogs de particuliers.
     – le système des dossiers prioritaires : pour les journées qui auraient bien besoin de plus de 24h, nos experts prévoient en amont une liste de sources incontournables qu’ils dépouillent chaque jour même si leur agenda est rempli. C’est l’assurance de rester à jour dans une thématique précise.

    Conseil d’expert Scope® ⇒ un conseil à appliquer pendant la constitution de votre base de veille, sinon il faut tout reprendre par la suite.

PROFESSIONNALISER sa veille… une affaire d’experts ?

Pouvez-vous assurer tout le périmètre de votre poste (en marketing, innovation, juridique…) et, en parallèle, être un véritable professionnel de la veille ?

La réponse est non.
Pourquoi ? Parce que même si vous suivez à la lettre les conseils donnés dans la 1ère partie de ce billet, vous n’aurez utilisé que des astuces d’optimisation avancée.

Par exemple, chez Scope®, nos chargés de veille stratégique peuvent parfois surveiller jusqu’à 2.000 sources par jour pendant plusieurs années. Si vous n’êtes pas chargé de veille, les missions principales de votre poste occupent déjà une grande partie de vos journées.

  • Organiser sa veille tout en conservant le même niveau d’engagement dans vos autres tâches reviendrait à vous entraîner pour un marathon tout en préparant un vol dans l’espace.

“Grâce à Scope, nous pouvons satisfaire le besoin en information des collaborateurs de L’Auxiliaire, sans avoir à mettre nos autres missions Marketing en retrait” – Carole Vandra, chargée de missions Marketing chez L’Auxiliaire

Il est tentant de choisir un logiciel de veille toutes options en espérant qu’il réalisera le travail de veille à la perfection. Malheureusement, le logiciel capable de réaliser cela n’existe pas et n’existera sans doute jamais.

L’étape de réflexion poussée que je vous conseille dans le point #1 de cet article est forcément réalisée par un humain. Idéalement, elle doit être menée par un humain formé aux moteurs de recherche, aux requêtes avancées, à la constitution de dossiers documentaires ou de revues de presse, à l’analyse.

Par ailleurs, l’expert humain est capable de comprendre votre problématique de veille, de faire la différence entre des homonymes, d’estimer la fiabilité d’une source d’information, d’assurer un “service après vente”, de recouper une actualité avec d’autres sources, …

Faire appel à un expert représente surtout un gain de temps considérable à toutes les étapes de votre projet de veille. Il vous aidera à construire plus vite votre plan de veille, à collecter plus rapidement vos sources ou à organiser votre surveillance de mots-clés, à choisir efficacement les informations les plus pertinentes, et à dépouiller de manière systématisée les différentes ressources veillées.

  • Se reposer sur un outil sans préparer une stratégie de veille, et en n’ayant aucune connaissance de méthodologie de la veille, est un bon moyen de signer l’arrêt de mort de votre projet à court terme

“L’Auxiliaire est passée de 16h pour réaliser sa newsletter mensuelle à moins de 2h pour une newsletter hebdomadaire (soit 8h par mois)”. “Deux tiers des utilisateurs au sein de L’Auxiliaire estiment que les informations transmises ont un impact sur leur action ou prise de décisions”. “Leurs sources sont plus variées que celles utilisées auparavant”. – Carole Vandra, chargée de missions Marketing chez L’Auxiliaire

Le principal défi d’une action de veille est de la maintenir dans la durée, plus particulièrement de conserver son niveau de qualité, tout autant que le volume de sources et de résultats obtenus, sur le long terme.

Serez-vous aussi motivé pour dépouiller, mais aussi faire vivre, votre veille après six mois, un an, trois ans ?
Ne serez-vous pas tenté d’augmenter le délai entre deux collectes de résultats ?

  • Souvenez-vous : le marathon et le vol dans l’espace…

“Nous sommes passés d’un rythme mensuel à un rythme hebdomadaire, mieux adapté à la diffusion rapide et pertinente de l’actualité”. – Carole Vandra, chargée de missions Marketing chez L’Auxiliaire “Nous ne pouvons pas nous passer d’information. Elle est incontournable pour nous, d’autant plus qu’en espace vert, rien n’existe comme information ; c’est très difficile de trouver des éléments intéressants”. – Laurent Morano, Directeur commercial « espaces verts » chez Nufarm

Faire appel à un expert dans l’objectif de professionnaliser votre veille est payant dans la mesure où les conseils, les astuces et la méthodologie que vous présentera cet expert pourront vous servir au fil des années.

Scope® Veille Augmentée® vous permet de bénéficier d’un temps d’échange avec des experts de la veille, ainsi que d’une période de découverte.

Echangeons !

Adeline LORY